05 November 2018

Ben ik er voor sap of is sap er voor mij

Regardless of our role in a maintenance organization, we all know that feeling of 'Am I here for SAP or is SAP here for me?'; indeed, the question is: what's in it for me?

Kijken naar pijnpunten doorheen organisaties

De monteur, hoeveel tijd gaat er niet verloren door een overladen werkpakket, samengesteld door een ijverige werkvoorbereider; kilo’s papier met veel kans op overbodige informatie die niets of weinig toevoegt aan de uit te voeren opdracht.
De werkvoorbereider, duikt steeds opnieuw de archieven in om de juiste (?) hard-copy versie van een machine tekening op te halen en in te scannen, telkens opnieuw.
De manager, raadpleegt een prachtige persoonlijke rapporteringstool met mogelijke een foute formule. Wat is de kans dat dit aan de oppervlakte komt met mogelijke gevolgen voor de besluitvorming.
De maintenance engineer, vindt niet de geschikte informatie in het centraal systeem en gaat creatief op zoek naar de juiste data. Tijdbesteding hieraan is een veelvoud van wanneer het centraal geraadpleegd kan worden.

De hierboven beschreven pijnpunten van een aantal rollen in de onderhoudsorganisatie vormen de ideale kweekvijver voor het ontstaan van allerlei parallel hulpsystemen die de kans verhogen op inefficiëntie, foutenlast en daarnaast - zeker niet onbelangrijk - het onbewust creëren van pijnpunten bij de collega’s.

Dit is vermijdbaar!

Kijken vanuit de medewerkers naar oplossingen

Daar we allen professioneel bezig zijn met ons vak, zoeken we binnen onze cirkel van invloed, individueel of per afdeling, naar oplossingen. Echter het globale overzicht ontbreekt in vele gevallen. Wat kunnen de onderliggende redenen zijn van het ontstaan van eerder genoemde parallelle stromen:

Is dit door ontbrekende kennis?
Is dit door ontbrekende procedures?
Is dit door gebrek aan ondersteuning?
Is dit een organisatorisch probleem?
… of nog iets anders?

Om dit te herkennen is een breed pallet aan ervaring van grote waarde, zeker als dit ook getoetst is aan SAP functionaliteiten waarvan meermaals bewezen is dat ze werken en ondersteunende oplossingen garanderen voor je processen. Wij hebben deze ervaringen gebundeld onder de noemer ‘best practices’ en die zijn Best Praktisch!

Kijken vanuit oplossingen resultaten

Het resultaat van de best practices is een eenduidige transparante manier van werken voor eenieder in de organisatie.

De monteur zal een gestroomlijnd werkpakket met essentiële duidelijke informatie overhandigd krijgen.
De werkvoorbereider vindt schema’s, materialen en controlelijsten terug op de voorziene plaats in het systeem.
De manager is slechts een muisklik verwijderd van zijn KPI-dashboard om tot juiste besluitvorming te komen.
De maintenance engineer weet de informatie te vinden die nodig is om zijn onderhoudsplannen te optimaliseren.

Waar kan een implementatie verbeteringen bengen

Eenieder in zijn rol heeft op een directe manier toegang tot de informatie die hij nodig heeft. Deze informatie bevindt zich binnen een aantal muisklikken op de voorziene plaats. Het vullen van het systeem gebeurt op elk echelon (verdeelde arbeid maakt lichter werk) waardoor de individueel bestede tijd vermindert.

Resulteert is een efficiëntere manier van werken doorheen de hele organisatie.

Door het wegnemen van de pijnpunten en het aanbieden van een werkend systeem ontstaat er rust in de organisatie wat resulteert in:

Efficiëntere processen en integratie over afdelingen heen
Hogere productiviteit van medewerkers (geen dubbel werk meer)
Betere gegevenskwaliteit voor betere rapportering (foutenlast daalt exponentieel)
Continu inzicht in workload monteurs , werkvoorbereiders , planners, etc.
Betere opvolging van kosten

Hoe realiseer je dit?

Het implementeren van een SAP-systeem kan enkel succesvol zijn wanneer je ervan uitgaat dat het systeem processen ondersteunt en niet andersom. Het implementeren van SAP mag nooit een doel op zich zijn.

Een greep uit realisatie stappen om tot een oplossing te komen zijn:

Een projectmatige aanpak voor het (her)inrichten van je processen ondersteund door de juiste SAP functionaliteiten
Begeleiding (coaching) tijdens en na het verandertraject
Gebruik van een best practices portfolio (herhaaldelijk bewezen in de praktijk)
Gedegen kennis van SAP-functionaliteiten
Training programma’s (rol gebaseerd)
Basis inrichting masterdata