De shutdown vlot van start

Bij de start van een shutdown moeten vele maanden van voorbereiding leiden tot een soepele en efficiënte uitvoering. Een goede afbakening en planning van de werkzaamheden is hiervoor cruciaal. Ondanks alle voorbereidingen loopt een shutdown in de praktijk vaak anders... 

Onbedoeld staan dan monteurs, specialisten, subcontractors, operators en inspecteurs op elkaar te wachten en slaat daarmee de in efficiency toe. Dat roept de vraag op wat daaraan gedaan kan worden. Dat is belangrijk omdat er vaak veel contractors aanwezig zijn en ieder wachtuur niet of slechts moeizaam ingehaald kan worden als het klussen op het kritieke pad in de planning betreft. Als de stop langer duurt dan noodzakelijk heeft dat vermijdbare derving tot gevolg.

Meten is weten

Het potentieel voor efficiency verbetering bij shutdowns kan al bij de start van een shutdown goed worden vastgesteld aan de hand van metingen. Deze metingen zelf zijn gebaseerd op de methode van continue tijdwaarneming, waarbij een groep van monteurs wordt gevolgd die gedurende een dag(deel) van de shutdown hun opdrachten uitvoeren. Door mee te lopen en te registreren wat er plaatsvindt ontstaat een goed beeld van de eventuele problemen die ze ondervinden. Ook is het dan duidelijk of de gemaakte afspraken goed zijn en de communicatie goed verloopt. De rest van de waarnemingen zijn gebaseerd op document review van het werkpakket, observaties en mini interviews zodat de oorzaken achter de zichtbare gevolgen, het wachten, worden gevonden. 

Verbeterpotentieel uit zich vooral in geëlimineerde wachttijden een ruwe schatting is dat bij grotere stops makkelijk 500-1000 wachturen worden voorkomen waardoor de efficiency stijgt en spoedeisende klussen sneller worden opgepakt. (waarde is aantal uren maal tarief (van 40-50 Euro). 

Indien door uitloop van de shutdown de productie later wordt opgestart zijn de dervingskosten vaak een veelvoud van de kosten voor de inzet aan mankracht. Bij een van onze klanten was de gemiste produktie 1 miljoen per dag. Een productie volume dat niet weer ingehaald kan worden bij een productie installatie die vaak op vollast draait. Stork Asset Management Technology heeft met metingen bij tientallen shutdowns in Nederland en België de effectiviteit van deze methode onweerlegbaar vastgesteld. 

Hands-on-tool-time

Voor de start van de metingen, de zogenaamde Hands-on-Tool-Time (HoTT) metingen, zal er een intake met het stopteam plaats vinden om af te stemmen waar de belangrijkste accenten moeten liggen en welke werkzaamheden gevolgd gaan worden. Ook hoe de communicatie over de metingen aan de betrokkenen in te vullen zal dan worden afgesproken.

Door de waarnemingen vast te leggen op een tijdlijn en daarvoor uniforme codes te gebruiken is het mogelijk een grafische voorstelling te maken van de verdeling van de dag in de verschillende categorieën. Tijdens de shutdown wordt vaak al direct gerapporteerd over de metingen maar ook over de andere waarnemingen en aan het einde van de meerdaagse waarnemingen is er een voorlopige rapportage met de belangrijkste bevindingen waarbij ook de Quick Wins worden benoemd. Belangrijk daarbij is niet teveel focus te leggen op de scores maar vooral het verbeterpotentieel te herkennen. Bewezen is dat direct geïmplementeerde Quick Wins een positief verschil hebben gemaakt.

Samenwrking en deskundigheid

Het werken met een gemengd team waarin ook medewerkers van de opdrachtgever participeren is een gebruikelijke werkwijze. Belangrijk is wel dat de HoTT assessors kennis van zaken hebben over de werkprocessen en het werken in de installaties. Doordat er tegenwoordig wordt gewerkt met een app die op een geschikt apparaat kan worden gebruikt is het ook in een ATEX omgeving mogelijk direct de metingen te registeren in de app. Er kunnen ook foto’s worden gemaakt om de situatie nader toe te lichten. De volle focus van de waarnemingen blijft dan op de gevolgde groep en bij behoefte kunnen de uitvoerenden ook meekijken naar de resultaten.

Direct resultaat

Kort na de metingen is de eindpresentatie beschikbaar waarbij een volledig beeld kan worden gegeven van de metingen. Op die manier is het duidelijk wat de grootste verliezen tijdens de eerste dagen waren. De Quick Wins zijn dan meestal al gewogen en geïmplementeerd. Wat rest zijn de lange termijn aanbevelingen die mee kunnen worden genomen naar de volgende shutdown om ze daar wel te gaan realiseren.

Conclusie

Aan de hand van gestructureerde metingen met beperkte inzet van enkele ervaren consultants is het goed mogelijk een efficiency verhoging te bewerkstelligen direct bij de start van de shutdown. Doordat de data zijn vastgelegd in een app kan het ook snel gepresenteerd worden zonder lastige bewerkingen. Het directe verbeterpotentieel is dan feitelijk aantoonbaar terwijl er ook aanbevelingen zijn voor de volgende stop. Het is een sluitende business case voor een vlotte start en een vlot vervolg van een shutdown.