Een benchmark in onderhoudsplanning; waar staat u?

Toegegeven, academisch correct kan je onze korte bevraging over planning in onderhoud niet noemen. Toch denk ik dat u – als maintenance professional - de resultaten zal herkennen. We bevroegen een 20-tal asset intensieve bedrijven uit verschillende sectoren over het thema planning in onderhoud. In deze blog beschrijf ik de opvallendste resultaten.

Onze 20 respondenten hebben allemaal een werkafhandelingsproces ingericht. Het werkafhandelingsproces beschrijft welke stappen er nodig zijn om een technische interventie af te handelen. In zijn meest elementaire vorm heeft dit proces de volgende onderdelen:

• melding van een onderhoudsbehoefte
• werkvoorbereiding
• planning van mensen en middelen
• uitvoering van het werk

Planning in onderhoud bestaat bij de gratie van correcte werkvoorbereiding. Een planner moet immers informatie hebben over de mensen en middelen die nodig zijn om de onderhoudsopdracht uit te voeren. Amper 30% van de respondenten geeft aan dat hun werkvoorbereiding die informatie kan aanleveren.

Het hoeft dan ook niet te verwonderen dat de werkvoorbereidersfunctie gestaag meer aandacht krijgt.  Werkvoorbereiders kunnen steeds vaker beschikken over de nodige middelen en gegevens. Zo hebben ze via het CMMS steeds vaker toegang tot onder meer de machinehistorie en de beschikbare reservedelen.

21% van de ondervraagden is tevreden over de onderhoudsplanning.

De algemene tevredenheid over het planningsproces is ronduit laag. Slechts 21% zegt tevreden te zijn over het verloop van de onderhoudsplanning. Toch heeft 67% van de bedrijven de plannersrol formeel gedefinieerd. Let op, we hebben het hier over een rol, en dus niet noodzakelijk over een voltijdse functie. Hierbij speelt de schaalgrootte van de onderneming uiteraard een belangrijke rol. Bij kleinere organisaties zal je vaak gecombineerde functies terugvinden.

Er is niets mis met gecombineerde functies, maar welke rollen breng je dan samen bij een en dezelfde persoon? Vaak zie je een werkvoorbereider/planner-combinatie. Een op het eerste gezicht misschien logische combinatie. Toch kraakt er iets aan. Het zou in ieder geval de logica zelve zijn dat de werkvoorbereider kan werken los van de hectiek van de dag, zonder verstoringen, papier is immers geduldig. Planning daarentegen zit midden in de dagelijkse realiteit van medewerkers die zich ziek melden of een productieorder dat eerst dient afgewerkt te worden. Precies daarom is de combinatie werkvoorbereider/planner niet de meest aangewezen combinatie. Het is wellicht verstandiger om rollen samen te brengen die zich in hetzelfde werkveld afspelen. Zo is een supervisor/planner-combinatie vaak een betere keuze, maar ook hier zullen concessies nodig zijn.

We houden van Excel!

Bijna de helft van de bevraagde bedrijven gebruikt Excel als tool voor zijn onderhoudsplanning. Natuurlijk voldoet Excel tot op zekere hoogte als planningstool. Met een beetje creativiteit en wat IT-skills kan je best de eerste planningspuzzel leggen.


Het wordt vervelend als er wijzigingen optreden. Hoe moeilijk of makkelijk gaat dit zonder het overzicht te v
erliezen? En verder dienen we dan elke wijziging in te voeren én in het CMMS én in de standalone Excel-planning. Willen we straks een correcte planningsindicator presenteren, waar zit dan de correcte data? In het CMMS of in het rekenblad? Zijn medewerkers met de juiste competenties aanwezig op het moment dat we de uitvoering plannen?

Dit zijn een aantal praktische uitdagingen die pleiten voor het inzetten van een planningstool met overzichtelijke grafische functionaliteiten en met een tweerichtings koppeling van en naar het CMMS.

Het activeren van het planningsproces is misschien wel meer nodig dan we graag toegeven, als we zien dat amper 21% van de respondenten zegt in staat te zijn om een planningsrealisatiegraad (Schedule compliance) van 70% of meer te kunnen realiseren.

Professionaliseren van het planningsproces

Het stemt tot nadenken dat we plannerstaken combineren met andere verantwoordelijkheden uit efficiëntie-overwegingen, maar dat streven naar efficiëntie dan weer niet toepassen wanneer we plannen met middelen die daar eigenlijk weinig of niet voor geschikt zijn. En alhoewel het gebruik van een echte planningstool geen toverformule is, kan dit toch ook enorm bijdragen aan het professionaliseren van het planningsproces, wat dan uiteindelijk tot een betere efficiëntie van mensen en middelen leidt.