Haal meer uit je Asset Management Systeem

Veel kapitaalintensieve installaties zijn in de laatste decennia van de vorige eeuw in gebruik genomen en vergen vandaag de dag steeds meer preventief en correctief onderhoud voor de instandhouding van de installatie. Onze relaties vragen ons om een gestandaardiseerde aanpak bij het bepalen van de juiste onderhoudsstrategie in relatie tot de bedrijfsdoelstellingen en de daarvan afgeleide Asset Management doelstellingen. Zo kan in een economisch aantrekkende markt de uptime van de installatie belangrijk zijn. Maar ook wet- en regelgeving (compliance) kunnen van invloed zijn op die strategie.

Stork hanteert hiervoor het Asset Management-model, aan de hand waarvan de “maturiteit” (mate van volwassenheid) van de onderhoudsorganisatie in kaart wordt gebracht: van strategie tot uitvoering, en van logistiek tot personeel. In het model is de inzet van een Enterprise Asset Management (EAM) systeem (of de betreffende modules van een ERP-systeem) een essentieel onderdeel.

In de praktijk blijkt dat veel organisaties moeite hebben de juiste ondersteuning te halen uit het EAM-systeem (soms ook als CMMS, Computerized Maintenance Management System, aangeduid). Als men eenmaal de keuze voor een EAM/CMMS-systeem heeft gemaakt en de implementatie daarvan heeft afgerond, blijkt regelmatig dat het systeem niet altijd aan de verwachtingen voldoet. Zo is het vaak moeizaam de relevante informatie uit het systeem te krijgen en ontbreekt in de organisatie vaak de kennis van de EAM/CMMS-functionaliteiten. Veelal wordt dit opgevangen met het introduceren van zogenaamde workarounds: tijdelijke procedures die bovendien extra tijd en mankracht kosten.

In deze blog beschrijven wij waardoor verwachtingen mogelijk niet waargemaakt worden en wat daaraan te doen is.

Mogelijke oorzaken (as-is-situatie)

Na de aanschaf van de software wordt begonnen met het design van de systeeminrichting ook wel blueprint genoemd. Tijdens deze designfase worden onder andere de toekomstige werkprocessen, de boomstructuur, de benodigde rapportages en de beheerorganisatie bepaald. Praktische ervaring om de juiste keuzes te kunnen maken ontbreekt dan vaak nog, maar ook de impact van de keuzes is vaak nog niet helder. Zo kan het zijn dat de keuze voor een gedetailleerde boomstructuur vanuit bedrijfsperspectief wenselijk is, maar dat het onderhouden van die structuur tot meer administratie leidt. Ook kan het aan een juist kosteninzicht ontbreken als in het EAM/CMMS geen differentiatie wordt gemaakt naar de aard van de werkzaamheden, bijvoorbeeld inspecties, preventief onderhoud, overwerk, materialen, diensten van derden en CAPEX-gerelateerde projecten.

Als men enige ervaring met het EAM/CMMS systeem heeft opgedaan, blijkt in de praktijk dat de ondersteuning van de bedrijfsprocessen anders uitpakt dan aanvankelijk in de blueprint was ontworpen. Bovendien kunnen bedrijfsdoelstellingen in de loop der tijd zijn gewijzigd, bijvoorbeeld door veranderende marktomstandigheden. Er ontstaat dan behoefte om delen van het EAM/CMMS anders in te richten of zelfs nieuwe – mogelijk nog niet ingerichte - functionaliteiten te gaan gebruiken.

EAM/CMMS in lijn met uw bedrijfsdoelstellingen (to-be-situatie) 

In de praktijk is het een behoorlijke uitdaging om het reeds ingerichte EAM/CMMS in lijn te krijgen met de al dan niet veranderde bedrijfsdoelstellingen. De operatie vraagt alle aandacht en dat heeft uiteraard prioriteit. Maar ook ontbreekt het vaak aan EAM/CMMS-kennis om de gewenste verbeterslag door te kunnen voeren. Dit maakt dat de verbeterslag op de lange termijn wordt geschoven, of niet of maar gedeeltelijk kan worden doorgevoerd.

Wij constateren dat veel bedrijven slechts een beperkt deel van de beschikbare functionaliteit gebruiken. Dat wil echter niet zeggen dat alle functionaliteiten dan ook gebruikt moeten worden. Het gebruik hiervan is mede afhankelijk van de strategie van het bedrijf en de daaruit afgeleide doelstellingen voor Asset Management - ofwel uw business drivers.

Een ander aspect is de maturiteit, ofwel de mate van volwassenheid van een onderhoudsorganisatie, die mede het gebruik van het EAM/CMMS bepaalt. Het gewenste maturiteitsniveau hangt af van uw Asset Management doelstellingen en heeft impact op de manier van werken van de onderhoudsafdeling én op de ondersteunende afdelingen. Allen dienen hetzelfde volwassenheidsniveau na te streven.

Met het opschuiven naar een volgend maturiteitsniveau schuift ook de mate van het gebruik en de inrichting van andere functionaliteiten van het EAM/CMMS op. Ieder niveau stelt zijn eigen eisen aan de inrichting en aan het gebruik van het EAM/CMMS.

Aanpak

Als eenmaal het gewenste maturiteitsniveau is vastgesteld, dan kan een plan worden opgesteld om het EAM/CMMS hierop in te richten. Daarbij is een aantal essentiële onderwerpen van belang:

• De boomstructuur als functionele decompositie
• De werkprocessen voor opvolging van de onderhoudswerkzaamheden
• Preventieve onderhoudstaken voor repeterende werkzaamheden
• Kwaliteit van de data als bron voor het EAM/CMMS
• Rapportages en Key Performance Indicators (KPI’s) als managementinstrument

Buiten deze onderwerpen, zijn ook borging en beheer van essentieel belang.

Boomstructuur

Primair moet de boomstructuur of functionele decompositie passen bij uw Asset Management  doelstellingen. Deze boomstructuur is de kapstok waar bijna alles aan wordt opgehangen. Is deze te hoog-over - dus heeft deze te weinig lagen - dan heeft dat gevolgen voor storingsanalyses en rapportages.

Is deze te gedetailleerd - dus heeft deze veel lagen - dan kan dit leiden tot ongewenst zoekwerk voor de monteurs of degene die de storingsmelding maakt. Bovendien vraagt een boomstructuur met veel lagen veel onderhoud aan deze structuur in het EAM/CMMS.

Wijzigen en/of uitbreidingen in de installaties zullen gedurende de levensduur moeten worden opgenomen in de boomstructuur. Hier zit een koppeling met de change procedures. Wordt de boomstructuur niet onderhouden en stemt deze niet meer overeen met de actuele situatie, dan heeft dit nadelige gevolgen voor het EAM/CMMS gebruik.

Werkprocessen

Net zo belangrijk als de boomstructuur is de inrichting van de werkprocessen. Naast de registratie van  alle meldingen over de installatie in het EAM/CMMS , is de opvolging daarvan in de vorm van werkorders minstens zo belangrijk. Dit geeft transparantie in het geplande, het onder handen zijnde en het uitgevoerde werk, wat weer bijdraagt aan de aantoonbaarheid tijdens bijvoorbeeld audits. Daarnaast zijn zowel het afmelden van de werkorders als de registratie van bevindingen daarop essentieel om periodieke analyses en verbetertrajecten op te starten.

Preventieve onderhoudstaken

Een EAM/CMMS systeem is ideaal om repeterend werk zoals Preventieve Onderhoudstaken te initiëren en te managen. Van belang hierbij is voor welk type installaties deze taken zijn gedefinieerd en op welke wijze de werkzaamheden zijn beschreven. Uiteraard speelt ook de frequentie waarop de werkzaamheden moeten worden uitgevoerd een rol.

Ten minste dienen er taken aanwezig te zijn voor de kritische installaties; kritisch zowel vanuit een veiligheidsoogpunt als vanuit het bedrijfsproces. Uiteraard dienen er ook taken aanwezig te zijn om te voldoen aan de gestelde wettelijke eisen (bijvoorbeeld die van aantoonbaarheid).

Het opstellen en invoeren van deze taken in het EAM/CMMS vraagt een investering, maar bespaart uiteindelijk werk en zorgt voor transparantie van de uit te voeren werkzaamheden. Bovendien is dit een extra hulpmiddel om de binnen het bedrijf aanwezige kennis te borgen, zeker in een tijd van vergrijzing en de toenemende arbeidsschaarste.

In het kader van strategieën als TPM (Total Productive Maintenance) kunnen ook taken als die van een productieafdeling worden opgenomen. Te denken valt dan aan inspecties, bemonstering en reiniging van de installatie. Hiermee wordt het EAM/CMMS niet alleen een systeem van de onderhoudsorganisatie, maar ook van Productie. Dit komt een bredere acceptatie van het systeem ten goede.

Datakwaliteit

Het spreekt voor zich dat naast de inrichting ook de datakwaliteit van belang is. Dit is een essentieel onderdeel om continue te kunnen verbeteren en te kunnen (bij-)sturen. Dit vraagt bijvoorbeeld een juiste terugkoppeling van het uitgevoerde werk, qua doorlooptijd en gebruikte uren, gebruikte materialen en bevindingen. Als de datakwaliteit niet op orde is, heeft dat effect op de rapportages en KPI’s die worden gegenereerd, wat erin kan resulteren dat besluiten worden genomen op basis van onjuiste informatie.

Naast het belang van datakwaliteit in het algemeen is ook master data management (bijvoorbeeld materialen en leveranciersgegevens) cruciaal. Als deze gegevens niet juist zijn, treedt binnen de kortste keren vervuiling van het systeem op, met alle gevolgen van dien.

Rapportages en KPI's

Het EAM/CMMS is niet alleen bedoeld om de onderhoudswerkzaamheden te registeren en de uitvoering daarvan te faciliteren. De aanwezige data is een uitstekend hulpmiddel om het uitgevoerde werk te analyseren en procesverbeteringen door te voeren. Echter, de verleiding is dan ook groot om in dit kader allerlei rapportages en KPI’s te genereren en deze breed te verspreiden. Effectiever is het om per doelgroep of rol te bekijken welke rapportages echt nodig zijn en alleen die rapportages te genereren die bijdragen aan de doelstellingen van die doelgroep of rol. Zo krijgt eenieder alleen de rapportages die nodig zijn voor het goed uitvoeren van zijn/haar rol en van waaruit invloed kan worden uitgeoefend om verbeteringen te realiseren.

Borging en beheer

Zoals eerder in deze blog is aangegeven, is een goed geïmplementeerd systeem nog geen garantie dat het systeem zowel nu als in de toekomst wordt gebruikt zoals beoogd. Dit betekent dat periodiek moet worden gecheckt of de gemaakte werkafspraken en -procedures worden nageleefd, of de datakwaliteit op orde is en of de applicatiekennis in de organisatie nog op het gewenste niveau is.

Dit vraagt om een goede beheerorganisatie. De beheerrollen dienen goed te worden gedefinieerd en geïmplementeerd. Hiermee borgen we goede ondersteuning in het werken met de applicatie, krijgen we zicht op eventuele tekortkomingen en volgen we nieuwe ontwikkelingen op de voet, zoals gewijzigde/nieuwe functionaliteiten, mobiel werken en het gebruik van app’s.

Door deze onderwerpen te checken en indien nodig actie te ondernemen, brengt u uw EAM/CMMS weer geheel in lijn met uw Asset Management doelstellingen. Dit proces begint allemaal bij de centrale vraag: “haalt u alles uit uw EAM systeem?”