Scrum in de Industrie - Let’s Play Ball!
Wat is scrum?
“Eigenlijk is scrummen niets anders dan dagelijks bij elkaar komen om elkaar te helpen om het project te vereenvoudigen." Aan het woord is Onno Jansen, senior consultant bij Stork Asset Management Technology. Deze manier van samenwerken vindt zijn oorsprong in de IT, maar is eenvoudig toe te passen op projecten in andere industriesectoren zoals de chemie, olie en gas, transport en logistiek, energie en bij infrastructurele projecten. De traditionele manier van denken waarbij vooraf het complete bestek van A tot Z gedetailleerd wordt vastgelegd voordat de uitvoering start wordt hiermee doorbroken. Ook in sterk gereguleerde industriële omgevingen leidt een scrumbenadering tot substantieel lagere kosten en kortere doorlooptijden. Het team leert om gezamenlijk de acties en leveringen voor de komende periode te definiëren en versneld problemen op te lossen.
Wat is het niet?
Scrum is geen methode voor project management en zeker geen Haarlemmerolie voor al uw problemen. Het is ook geen middel om de voortgang te bewaken, hoewel wel de statistieken over de teamprestatie worden bijgehouden, maar die zijn vooral bedoeld voor het team zelf om continue te verbeteren.
“Scrum is als het stuiteren en rondspelen bij basketbal om als team te kunnen scoren”
Hoe werkt scrum?
Het principe is gebaseerd op regelmatige en gestructureerde, liefst dagelijkse interactie met alle teamleden en kort-cyclische processtappen en tussenresultaten in de vorm van “mini deliverables”. In dagelijkse meetings, die niet langer duren dan 20 minuten, helpen teamleden elkaar om obstakels in het project uit de weg te ruimen door kennis en ervaring met elkaar te delen. Het weekplan komt tot stand in de “weekly improvement session”, waarbij het team leert van eerdere ervaringen en continu blijft verbeteren. Een facilitator bewaakt de structuur en het proces, waarbij de teamleden steeds handiger worden in de samenwerking.
Onno Jansen: “Scrummen is als het stuiteren en rondspelen bij basketbal om als team te kunnen scoren." Eerst is het vooral de bal waar je naar moet kijken en je “stuiter- en pass”-vaardigheden; later kun je elkaar “blindelings” vinden en ben je altijd voorbereid op ontvangen. Idealiter is het team multidisciplinair en niet groter dan 10 tot 12 deelnemers. Een groot verloop in de samenstelling moet voorkomen worden om het maximale leereffect te bereiken en vast te houden.
Wat levert het op?
Scrummen brengt je naar het volgende niveau in de prestaties van jezelf en je team. Het ondersteunt teamleden in samenwerking, verhoogt de effectiviteit en efficiency van het team en vermindert de benodigde inspanning doordat activiteiten die geen waarde toevoegen worden vermeden. Obstakels worden gezamenlijk opgelost. En niet onbelangrijk: het geeft meer plezier in het werk.
Wat heb je nodig?
Op zich heb je niet meer nodig dan een scrum bord met post-its in verschillende kleuren dat overzicht geeft over de geplande en lopende activiteiten voor alle teamleden. Uiteraard is er ook tijd nodig in de agenda voor de scrum meeting. Het bord is het verzamelpunt voor de scrum meeting en alle teamleden kunnen acties toevoegen, verplaatsen en meekijken. Scrummen doe je bij voorkeur niet digitaal, maar er zijn wel applicaties die kunnen ondersteunen, wat op zich handig kan zijn voor teams die niet dagelijks bij elkaar kunnen komen.
Het “motorblok” van het scrum bord
Hoe te starten met de scrum methode?
Een ervaren scrum master kan uw projectteam de principes bijbrengen en trainen om dit ook zelfstandig te kunnen. Alle teamleden zouden in principe moeten kunnen faciliteren. Onno Jansen is daar heel pragmatisch in: “Pak die bal en begin! Leer stuiteren, dribbelen en overspelen. Het resultaat volgt dan vanzelf”.