Scrummend naar het nieuwe Asset Management
Stork Asset Management Technology ondersteunt het Facilitair Bedrijf van Sanquin met het verbeteren van hun asset management (AM). Hiervoor wordt het programma “AM Boost” uitgerold. Dit omhelst onder meer het aanpassen van processen en systemen. Maar ook de wijze waarop medewerkers met elkaar samen werken is een integraal onderdeel. Het werken vanuit de verschillende asset management rollen: asset owner, asset manager en service provider staat hierbij centraal.
Om medewerkers te laten ervaren hoe vanuit deze verschillende rollen samen te komen tot een gedragen nieuwe manier van werken is er voor gekozen om hiervoor de scrummethodiek in te zetten. Het helpt het Facilitair Bedrijf in de organisatieverandering die het momenteel doormaakt: op weg naar een organisatie met onder andere nog meer focus op Asset Management. Het leidende principe hierbij is: hoe de organisatie maximale waarde met de asset(s) kan genereren, rekening houdend met kosten en risico’s over de levensduur van de asset.
Scrum
Stork helpt het Facilitair Bedrijf hierbij. Al scrummend zijn we 3 maanden aan de gang gegaan met mooie resultaten!
Scrum is een methodiek om met kleine stappen te komen tot concrete resultaten. We zijn gewend om een project aan te sturen, waarbij het eindresultaat scherp te definiëren is. Dan kun je er ook een goede planning en begroting aan hangen.
|
De kern van de scrum methode is door de bedenkers (Ken Schwaber en Jeff Sutherland) op 19 pagina’s heel helder vastgelegd: zie www.scrumguides.org. Daar vind je ook een Nederlandse versie. |
Scrum komt uit de IT wereld en wordt juist ingezet bij projecten waarbij je het eindresultaat niet helemaal scherp hebt. Vanuit een grof idee, doelstelling en takenlijst (product backlog) ga je in blokken van 2 weken (sprints) werken naar concrete deelproducten. Met een zelforganiserend team, wat inhoudt dat het team zelf verantwoordelijk is voor de taken en de planning. Begeleidt in het proces door een scrummaster. De interne opdrachtgever (Product Owner) schuift wekelijks aan en houdt in de gaten of het resultaat bruikbaar is voor de (eind)klant.
Er zijn een aantal (grove) hoofddoelen binnen het Facilitair Bedrijf gesteld:
- Een betere afstemming tussen projecten en Asset Management;
- Optimaliseren van workflow-management binnen FB Technical Service Provider (TSP);
- Het creëren van een KPI-dashboard dat past bij de nieuwe Asset Management benadering.
Mooie resultaten
Vanuit diverse afdelingen binnen het Facilitair Bedrijf zijn er kleine teams samengesteld om met deze doelen aan de slag te gaan. Het heeft in 3 maanden hele mooie en concrete resultaten opgeleverd, zoals:
- Een nieuwe manier van werken bij gatekeeping (de order intake) die ook in praktijk is gebracht.
- Het werkproces van Technical Planning & Control is geoptimaliseerd en er is direct gestart met de implementatie van de door ons bedachte aanpak.
- Er is een checklist ‘oplevering technische services’ gemaakt en bijna alle magazijnen zijn opgeschoond.
- De nieuwe werkprocessen van Asset Management en Projecten zijn geoptimaliseerd
- Er is een 'KPI - structuur & datamodel' ontwikkeld die afgestemd is op de asset management doelstellingen.
De ervaring op dit project is dat scrum goed werkt en veel energie geeft, alhoewel het niet voor elk vraagstuk geschikt is
De ervaring op dit project is dat scrummen goed werkt en veel energie geeft, alhoewel het niet voor elk type opdracht/vraag geschikt is. Scrum werkt vooral erg concreet en oplossingsgericht bij een uitdagende vraagstelling. De integrale samenwerking werkte erg goed om bijvoorbeeld inzicht te krijgen in ieders rollen maar ook de betrokkenheid met vraagstukken - én de oplossing - te vergroten.
Bij scrum wil je eigenlijk iedere dag even kort bij elkaar komen (daily scrum van 15 minuten), wat gezien de bezetting niet haalbaar bleek. Uiteindelijk is er een vorm gekozen om dit van dinsdag tot en met donderdag te doen. Ook bleek het cruciaal dat je je in dit proces laat begeleiden door een scrummaster. Nu nog extern ingevuld door Stork maar er hebben zich al FB-ers gemeld die de training scrummaster gaan volgen!
Gedurende het vervolg van AM Boost wordt de scrummethodiek ingezet voor de volgende verbetersessies.
|
Medewerkster Facilitair Bedrijf over haar ervaringen met scrum: De scrummethode kende ik al vanuit de implementatie van ServiceNow en ervaar ik als een fijne en interactieve manier van samenwerken binnen een project. Je hebt als scrumteam zelf de touwtjes in handen; zo bepaalt het team zelf wat de komende 2 weken aan de Product Owner wordt opgeleverd. Voor de teams was het wel even wennen om hier zelf in de lead te zijn, maar je zag dat naarmate men vertrouwd raakte met de methodiek, dit steeds beter opgepakt werd. Doordat de opleveringen van de scrumteams gezamenlijk gebeurt, krijg je ook meer inzicht in elkaar processen. Hierdoor krijg je concreet mee wat de ontwikkelingen zijn en kun je hierover meedenken. Ik kijk er naar uit om deze methodiek binnen het Facilitair Bedrijf vaker in te zetten, waardoor teams optimaal met elkaar samenwerken waardoor projecten een goed eindresultaat hebben. |